PDA

View Full Version : Mẹo quản lý hộp thư trong MS Outlook 2007



Cloud
08-01-2011, 10:07 AM
Giao diện của Microsoft Outlook 2007 khá rối mắt so với phiên bản 2003 nên gây khó khăn cho những người mới bắt đầu làm quen. Nhịp sống số sẽ mách bạn những mẹo nhỏ trong Outlook để việc quản lý thư điện tử được dễ dàng và thuận tiện.
Giữ hộp thư luôn ngăn nắp


[Only registered and activated users can see links]


Phân loại theo thư mục giúp hộp thư luôn ngăn nắp


Tránh sử dụng hộp thư (inbox) để chứa tất cả các email của bạn vì điều này sẽ gây khó khăn khi tìm kiếm một email cụ thể nào đó và những email quan trọng có thể bị bỏ qua. Để khắc phục tình trạng này, bạn hãy tạo những thư mục con để phân loại và lưu trữ email. Với mỗi thư mục , bạn có thể gán cho nó điều kiện riêng để khi một email đến đáp ứng được điều kiện (về danh tính người gửi, tiêu đề thư,…) thì Outlook sẽ tự động được phân loại vào các thư mục đó.
Để thêm một thư mục, bạn hãy click chuột phải vào Inbox và chọn New Folder, sau đó đặt tên cho thư mục và chỉ định những gì sẽ chứa trong nó. Sau đó vào menu Tools>Rules and Alerts, tại tab b bạn hãy nhấp vào New rule, những bảng danh sách chứa các điệu kiện để phân loại mail sẽ hiện ra và bạn chỉ cần chọn lấy những điều kiện mình cần.
Tạo và hiển thị các danh mục


[Only registered and activated users can see links]


Phân loại thủ công các email theo danh mục


Hẳn rằng một email đều có một “chủ đề” hay một “nhóm đối tượng” riêng. Trong Outlook 2007, bạn có thể sử dụng danh mục (Category) để phân loại thư của mình. Phân loại bằng danh mục khác với phân loại bằng thư mục vì nó mang tính thủ công, tự tay bạn sẽ phân loại email vào các danh mục khác nhau để tiện việc xử lý. Để tạo ra một danh mục mới (mỗi danh mục sẽ có màu riêng biệt), bạn hãy nhấp vào nút Categorize trên thanh công cụ, sau đó chọn All categories>New, gõ tên và màu sắc cho danh mục vừa tạo.
Để hiển thị theo cột các danh mục đã tạo, bạn hãy vào View>Current View> Customize Current View>Fields, chọn mục Categories bên tay phải và click add để thêm nó vào danh sách bên tay trái.
Sử dụng lá cờ để nhắc nhở và đánh dấu thư


[Only registered and activated users can see links]


Gắn cờ để dễ tìm kiếm thư quan trọng và tạo các thông báo nhắc nhở.


Lá cờ (Flag) là công cụ đánh dấu quen thuộc trong các trình quản lý email, đọc tin RSS,…trong Outlook, để đánh dấu một email bất kỳ, bạn chỉ cần nhấp vào tiêu đề email và chọn Follow Up (biểu tượng lá cờ đỏ trên thanh công cụ), sau đó chọn màu cho cờ. Cách khác đơn giản hơn, bạn chỉ cần click phải vào biểu tượng lá cờ bên phải của tiêu đề mỗi email, sau đó chọn màu sắc mong muốn.
Nếu muốn dùng cờ để tạo thông báo nhắc nhở, sau khi thêm cờ cho thư như trên, bạn hãy nhấp chuột vào biểu tượng Follow Up trên thanh công cụ và chọn Add Reminder. Sau đó bạn chỉ cần nhập tên, nội dung và ngày giờ cần nhắc nhở.
Tạo thư mẫu
Trên Outlook không có sẵn chức năng tự động trả lời thư, mà bạn phải tự tạo thư mẫu (template), sau đó lưu lại theo dạng Outlook template và lợi dụng tính năng phân loại theo điều kiện (rule).
Ở bước gán điều kiện phân loại, bạn vào Tools>Rules and Alerts>New Rules>Check message when they arrive, nhấn Next và tích vào ô Sent only to me và Reply using a specific template. Trong hộp thoại Select a Reply Template, bạn hãy duyệt tìm đến tập tin template đã tạo ở trên. Đặt tên cho rule này là “tu dong tra loi email” (hoặc tên bất kỳ), sau đó nhấn Finish và OK để hoàn tất.
Tìm thư trong ngày


[Only registered and activated users can see links]


Tính năng Search Folder của Outlook giúp bạn tìm kiếm thư nhanh hơn


Outlook cho phép bạn tạo các thư mục tìm kiếm (Search Folder) thỏa mãn một điều kiện nào đó về thời gian, người gửi, tiêu đề thư,…Dầu tiện bạn vào File>New> Search Folder, chọn Create a custom search folder và nhấp vào choose.
Sau đó đặt tên cho thư mục (chẳng hạn như “Thư trong ngày”) và click Criteria. Trong thẻ Messages, bạn hãy chọn received và today trong menu Time và nhấn OK để kết thúc. Với cách làm này, các thư trong ngày sẽ được tự động phân loại vào một thư mục riêng để bạn tiện theo dõi.

Source: nhipsongso

Cloud
08-01-2011, 10:09 AM
[Only registered and activated users can see links]


Bìa sách Microsoft Office Outlook 2007 Inside Out của Microsoft Press.




Bài viết sẽ cung cấp những thủ thuật sử dụng từ đơn giản đến nâng cao cho người mới làm quen với Microsoft Outlook.

Tạo quy tắc nhận mail
Đôi khi tài khoản email của bạn sẽ bị quá tải do mỗi ngày bạn phải nhận hàng trăm email từ khách hàng, đối tác, nội bộ công ty. Do đó, việc phân loại tự động email sẽ giúp giảm bớt thời gian rất nhiều. Công việc trước tiên bạn cần làm là tạo các thư mục bằng cách nhấn phải chuột lên Inbox rồi chọn New Folder, đặt tên tùy ý. Ví dụ: "Mail đối tác" rồi nhấn OK. Cứ tiếp tục tạo thư mục nếu bạn có nhiều phân loại người dùng.
Bước tiếp theo, bạn chọn Tools - Rules and Alerts trên thanh menu, nhấn vào "New Rule...". Trong cửa sổ mới, ta chọn quy tắc cho email gởi đến tương ứng với yêu cầu công việc. Ở đây ta chọn: "Move messages from someone to a folder" sẽ giúp tự động đưa tất cả email từ một địa chỉ email xác định vào một thư mục được chỉ định sẵn. Nhấn "Next" để tiếp tục, phần cửa sổ thứ 2 bạn nhấn vào liên kết "people or distribution list".
[Only registered and activated users can see links]
Bạn có thể tham khảo khá nhiều quy tắc và hành động (action) mà MS Outlook đã có sẵn để ta chọn lựa theo cách thức như trên.


[Only registered and activated users can see links]
[Only registered and activated users can see links]


Tạo quy tắc (rule) cho MS Outlook nhận email và tự động đưa vào thư mục xác định.
Đặt tên cho quy tắc và kích hoạt.




Cách thức tạo và sử dụng email mẫu
Nếu sử dụng một dạng email thường ngày được gởi lặp đi lặp lại cùng một dạng nội dung thì tốt nhất bạn nên tạo một email mẫu (template) để đơn giản hóa công việc. Những mẫu email thường gặp là: thông tin sản phẩm, báo cáo, tin nhắn cho nhóm đối tác... Để tạo một email mẫu, ta thực hiện như sau:
- Nhấn chọn New trên thanh công cụ để tạo một email mới. Trong giao diện soạn thảo, bạn điền tất cả những thông tin, nội dung mà sẽ được lặp lại theo hướng khuôn mẫu. Ví dụ như: tiêu đề, địa chỉ, các phần liệt kê, danh sách và các bảng.
- Nhấn tiếp vào nút Microsoft Office Button (biểu tượng logo của Microsoft Office), chọn Save As. Trong hộp thoại Save As, ta chọn Outlook Template (*.oft) ở phần "Save as type", đặt tên cho tập tin mẫu, chọn nơi lưu rồi Save lại. Tùy thuộc vào phiên bản hệ điều hành Windows mà MS Outlook 2007 có vị trí lưu template khác nhau.
+ Windows XP: thư mục Documents And Settings\Tên tài khoản\Application Data\Microsoft\Templates
+ Windows Vista: thư mục Users\Tên tài khoản\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Có thể tạo nhiều template tùy ý và cùng chia sẻ cho các người dùng MS Outlook khác trên cùng máy sử dụng chung. Khi muốn sử dụng các email mẫu, ta chọn mũi tên kế bên New trên thanh công cụ, chọn "Choose From...". Tìm kiếm nơi lưu giữ email mẫu (template) ở phần "Look In" hoặc "Browse" để tìm đến tập tin mẫu. Sau khi mở email mẫu, chỉ cần sửa chữa lại thông tin, bổ sung hay thay đổi những phần nội dung theo yêu cầu công việc. Bạn sẽ thấy cách này tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Kinh nghiệm sử dụng: bạn nên khai thác chức năng phải chuột, có nghĩa là khi chọn vào một email, một thư mục (folder)... bạn hãy tập phải chuột để xem các chức năng hỗ trợ đi kèm là gì hoặc tham khảo các phần thiết lập trong Options. Với mốt ít vốn tiếng Anh đơn giản, bạn sẽ nắm bắt ngay được cách sử dụng MS Outlook 2007. Ngoài ra, để tường tận tất cả mọi "ngõ ngách" bên trong MS Outlook 2007, bạn có thể tham khảo sách "Microsoft Office Outlook 2007 Inside Out" được phát hành bởi Microsoft Press vào tháng 2-2007.

Chống thư rác và virus
Việc chống virus và đặc biệt là thư rác (spam) cũng là một vấn đề quan trọng. Norton AntiSpam ([Only registered and activated users can see links]) là một giải pháp tốt cho hộp thư của bạn, hoặc tham khảo thêm các giải pháp khác tại đây ([Only registered and activated users can see links]).
Ngoài ra, bạn cần lưu ý không mở các tập tin đính kèm khả nghi vì đôi khi chúng được gởi đi một cách tự động nếu máy tính của đối tác hay người thân bị nhiễm virus. Động tác copy chúng ra My Document, dùng chương trình antivirus quét trước khi mở ra luôn là cần thiết và sẽ không mất nhiều thời gian bằng việc khôi phục lại tài khoản email hay thậm chí là cài đặt lại hệ thống.


Source: nhipsongso